○和気町個人情報等の取扱いに関する管理規程

平成27年10月5日

訓令第10号

目次

第1章 総則(第1条・第2条)

第2章 管理体制(第3条―第7条)

第3章 教育研修(第8条)

第4章 職員の責務(第9条)

第5章 保有個人情報等の取扱い(第10条―第15条)

第6章 保有個人情報等を取り扱う情報システムにおける安全の確保等(第16条―第25条)

第7章 保有個人情報等の提供及び業務の委託等(第26条・第27条)

第8章 安全確保上の問題への対応(第28条・第29条)

第9章 監査及び点検の実施(第30条―第32条)

第10章 雑則(第33条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、和気町個人情報保護条例(平成18年和気町条例第15号。以下「条例」という。)第2条第1号に規定する個人情報の保護管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令における用語の定義は、条例第2条及び「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条の定めるところによるほか、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 「情報システム」とは、ハードウェア、ソフトウェア、ネットワーク及び記録媒体で構成されるものであって、これら全体で事務処理を行うものをいう。

(2) 「課等」とは、町長部局の課、室、出張所、教育委員会事務局の課及び議会事務局をいう。

第2章 管理体制

(総括個人情報保護管理者)

第3条 町に、総括個人情報保護管理者(以下「総括保護管理者」という。)を一人置くものとし、副町長をもって充てる。

2 総括保護管理者は、町の職員に対する保有個人情報及び個人番号(以下「保有個人情報等」という。)の管理に関する事務の指導監督等を行うとともに、町における保有個人情報等の管理に関する事務を総括する任に当たる。

(個人情報等保護管理者)

第4条 各課等に、個人情報等保護管理者(以下「保護管理者」という。)を一人置くものとし、当該課等の長又はこれに代わる者をもって充てる。

2 保護管理者は、総括保護管理者の指示に従い、当該課等における保有個人情報等の管理に関する事務の運営につき監督を行い、保有個人情報等を適切に管理する任に当たる。

(個人情報等保護担当者)

第5条 各課等に、個人情報等保護担当者(以下「保護担当者」という。)を一人又は複数人置くものとし、保護管理者は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱う保護担当者並びにその各保護担当者が取り扱う特定個人情報等の役割及び範囲を指定する。

2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、当該課等における保有個人情報等の管理に関する事務を担当する。

(個人情報等保護監査責任者)

第6条 町に、個人情報等保護監査責任者(以下「監査責任者」という。)を一人置くものとし、総務部長をもって充てる。

2 監査責任者は、町における保有個人情報等の管理の状況について監査する任に当たる。

(保有個人情報等の適切な管理のための会議)

第7条 総括保護管理者は、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする会議を開催することができる。

第3章 教育研修

(教育研修)

第8条 総括保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報及び特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

2 総括保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。

3 保護管理者は、当該課等の職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。

4 前3項に規定する措置を講ずる場合には、保有個人情報等の取扱いに従事する臨時職員等についても、職員と同様の措置を講ずる。

第4章 職員の責務

(職員の責務)

第9条 職員は、「個人情報の保護に関する法律」(平成15年法律第57号。)及び番号法の趣旨にのっとり、関連する法令及びこの規程の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。

第5章 保有個人情報等の取扱い

(アクセス制限)

第10条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限るものとする。

2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。

3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならない。

(複製等の制限)

第11条 職員は、業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、次の各号に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行わなければならない。

(1) 保有個人情報等の複製

(2) 保有個人情報等の送信

(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し

(4) 前3号に掲げるもののほか保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

(誤りの訂正等)

第12条 職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行わなければならない。

(媒体の管理等)

第13条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行わなければならない。

(廃棄等)

第14条 職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。

(保有個人情報等の取扱状況の把握)

第15条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備するなど、当該保有個人情報等の利用、保管等の取扱いの状況を把握するため、必要な措置を講ずる。

第6章 保有個人情報等を取り扱う情報システムにおける安全の確保等

(アクセス制御)

第16条 保有個人情報等を取り扱う情報システムを運用管理する保護管理者は、保有個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下第21条を除き、この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。

(アクセス記録)

第17条 保有個人情報等を取り扱う情報システムを運用管理する保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容及び必要に応じて、当該保有個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存しなければならない。

2 当該保護管理者は、必要に応じてアクセス記録を分析するものとする。

3 当該保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去等の防止のために必要な措置を講ずる。

(外部からの不正アクセスの防止)

第18条 保有個人情報等を取り扱う情報システムを運用管理する保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第19条 保有個人情報等を取り扱う情報システムを運用管理する保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずる。

(暗号化)

第20条 保有個人情報等を取り扱う情報システムを運用管理する保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずる。

(入力情報の照合等)

第21条 職員は、保有個人情報等を情報システムで取り扱う場合には、当該保有個人情報等の重要度に応じて、入力情報の照合等を行わなければならない。

(バックアップ)

第22条 保護管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。

(端末の限定)

第23条 保有個人情報等を取り扱う情報システムを運用管理する保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定しなければならない。

(第三者の閲覧防止)

第24条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。

(情報システム室等の安全管理)

第25条 保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)を管理する保護管理者は、情報システム室に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制又は検査等の措置を講ずる。また、保有個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。

第7章 保有個人情報等の提供及び業務の委託等

(保有個人情報等の提供)

第26条 保護管理者は、条例第9条及び第10条並びに番号法第19条の規定に基づき保有個人情報を提供する場合には、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わさなければならない。

2 保護管理者は、条例第9条及び第10条並びに番号法第19条の規定に基づき保有個人情報を提供する場合には、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い措置状況を確認し、その結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずる。

(業務の委託等)

第27条 保有個人情報の取扱いに係る業務を委託する場合には、当該契約を担当する職員は、委託を受ける者の選定に関し、必要な措置を講ずる。また、契約書に、次の各号に掲げる事項を明示するとともに、委託先における責任者等の管理体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。

(1) 個人情報等に関する秘密保持等の義務

(2) 再委託の制限又は条件に関する事項

(3) 個人情報等の複製等の制限に関する事項

(4) 個人情報等の漏えい等の発生時における対応に関する事項

(5) 委託終了時における個人情報等の消去及び媒体の返却に関する事項

(6) 前各号に違反した場合における契約解除の措置その他必要な事項

2 保有個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、当該契約を担当する職員は、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報等の取扱いに関する事項を明示する。

第8章 安全確保上の問題への対応

(組織体制の整備)

第28条 保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備する。

(1) 事務取扱担当者が当該規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制

(2) 保有個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等(以下「情報漏えい等」という。)事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から責任者等への報告連絡体制

(3) 保有個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化

(4) 保有個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制

(事案の報告及び再発防止措置)

第29条 保有個人情報等の漏えい等安全確保の上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、速やかに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告する。

2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講ずる。

3 保護管理者は、事案の発生した経緯、内容、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告する。

4 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を町長に速やかに報告する。

5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。

第9章 監査及び点検の実施

(監査)

第30条 監査責任者は、保有個人情報等の管理の状況について、必要に応じ監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。

(点検)

第31条 保護管理者は、自ら管理責任を有する保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、必要に応じ点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。

(評価及び見直し)

第32条 保有個人情報等の適切な管理のための措置については、総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。

第10章 雑則

(細目)

第33条 この規程に定めるもののほか、この規程の実施のための手続その他について必要な事項は、別に定める。

附 則

この訓令は、平成27年10月5日から適用する。

和気町個人情報等の取扱いに関する管理規程

平成27年10月5日 訓令第10号

(平成27年10月5日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第5節 情報の公開・保護等
沿革情報
平成27年10月5日 訓令第10号